Organizeaza-te singur, obtine ceea ce vrei

Bun gasit, calator in drumul spre eficienta!

Continuam si astazi cu invataturi privind organizarea eficienta a timpului, cu precadere spre Cadranul II al instrumentului de management eficient al timpului.

Covey scrie despre patru activitati-cheie care sunt incluse in organizarea in Cadranul II:

Identificarea rolurilor

– Ce roluri joc in povestea vietii mele? Rolul in familie, in societate, in profesia mea, in alte comunitati si grupuri in care activez?

Este bine sa identificam rolurile prezente pe care le avem, chiar pe termen scurt – in urmatoarea saptamana.

Un exemplu de identificare a rolurilor, in functie de domeniile in care voi investi timpul in urmatoarea saptamana:

1. dezvoltare personala;
2. sotie;
3. mama;
4. agent comercial de bunuri imobiliare;
5. profesoara a scolii de Duminica;
6. membra a Consiliului de muiza simfonica.

Selectarea obiectivelor

Inseamna alegerea a cateva obiective importante (2-3) pe care vrem sa le indeplinim pentru fiecare rol, in saptamana care urmeaza: asta ar ajunge la 12-18 obiective saptamanale, conform rolurilor exemplificate mai sus.

Ideal este ca aceste obiective sa fie subordonate obiectivelor din Constitutia personala pe care deja am realizat-o, iar ele isi gasesc locul in Cadranul II.

Programarea

Inseamna stabilirea timpului necesar indeplinirii lor in saptamana care urmeaza.

Sa alegem zilele si momentele in care aceste obiective pot fi indeplinite – unele pot fi indeplinite in oricare zi, altele doar in anumite zile.

Adaptarea zilnica

In fiecare dimineata sa revizuim programul, sa pastram timpul pentru prioritati si, in functie de timpul ramas, sa ne adaptam nevoilor zilei.

Covey afirma ca elaborarea si trairea acestor programe schimba vieti.

Oare asa sa fie? Cred ca putem afla daca incercam – o luna de zile? Sa aflam daca si in viata noastra putem aduce si cultiva ordinea si disciplina.

Ne avertizeaza ca pe parcursul saptamanii vor fi situatii in care angajamentul de a “trai programul” ne va fi pus la incercare.

De asemenea, sa nu dam la o parte anumite “valori mai elevate” pe care le-am putea dobandi prin nerespectarea programului, in folosul altor activitati care apar si din care pot lua nastere acele valori.

Programele acestea pe care le intocmim nu trebuie sa treaca peste valorile noastre, convingerile care stau la baza fauririi programelor si obiectivelor.

Daca valorile ne vor guverna, atunci vom fi impacati, fie ca respectam programul, fie ca nu il respectam – uneori, nu intotdeauna. In principal, il facem pentru a il respecta, nu-i asa?

Beneficiile acestui gen de management al timpului ne ajuta din cateva motive, printre care:

1. Este centrat pe principii.
2. Se bazeaza pe constiinta morala – avem ocazia de a ne organiza in conformitate cu valorile pe care le pretuim si sa subordonam programul acestor valori.
3. Permite definirea unei profesiuni de credinta – Constitutia/Misiunea personala, in functie de valorile si convingerile pe termen lung; astfel, da o directie si un sens activitatilor zilnice.
4. Ajuta la echilibrarea vietii noastre, prin sansa de a oferi timp fiecarui rol pe care il avem.
5. Permite o viziune de ansamblu, prin planificarea saptamanala.

Imi doresc sa descoperim noi beneficii ale adoptarii acestei forme de management personal, prin practicarea ei.

Imi doresc sa si impartasim aceste lucruri cu cei din jurul nostru, astfel incat sa avem impact prin viata noastra.

Imi doresc sa luam in serios aceste randuri si sa le traim. Cu mic, cu mare.

Pana data viitoare, hadeti sa ne planificam saptamana. Foaia este inca nescrisa. Noi alegem - o completam conform valorilor noastre sau o vor completa altii, conform nevoilor lor?

Numai bine!

Eficienta in uz zilnic

Bine te-am regasit, stimate coleg de lectura si experimentare a lucrurilor invatate de la vestiti autori pe care ii citim impreuna!

Sunt curioasa de experienta ta cu ultimul articol. Eu mi-am amintit de el de multe ori in aceasta saptamana care a trecut si am schimbat cateva lucruri in programul meu si in organizarea mea, conform recomandarilor domnului Covey.

Astazi continuam aprofundarea acestui subiect si incercam sa gasim utilitati si mai practice si mai dese in viata noastra.

Covey vorbea si in paginile anterioare despre cateva generatii de “management al timpului”.

Astfel, prima generatie de management nu cunostea notiunea de “prioritate”: “Oferea note si liste de evidente - “ce e de facut”, care puteau fi parcurse si generau sentimentul implinirii cand erau bifate, rand pe rand.

Ma gandesc ca gasesc aceasta organizare primitiva si la mine, care sunt o persoana iubitoare de liste si listute si zambesc satisfacuta de multe ori cand am bifat si ducerea gunoiului si terminarea unui proiect de mult inceput. Ca si cand ele ar avea aceeasi importanta!

In urmatorul rand, Vocey ma defineste: “ineficace”! Productie putina, un stil de viata care nu incurajeaza o productie mai buna.

A doua generatie stapaneste ceva mai bine situatiile si nu este asa de mult manata de influente/ situatii exterioare. Oamenii care actioneaza conform ideologiei generatiei a doua acorda timp planificarii si anticipeaza proiecte. Insa tot nu folosesc notiunea de “prioritate”. Realizarile semnificative exista, dar sunt putine si tendinta este spre planificare.

A treia generatie este mai actuala si avansata din punctul de vedere al eficientei. Valorile sunt identificate si luate in seama si exista stabilire de obiective, care sunt stabilite in functie de prioritati, pe zile.

La acest “pe zile” vede Covey o limitare a eficientei acestei generatii, pentru ca este mai greu de perceput si de avut viziunea pe termen lung.

Exista prioritati, dar sunt clasificate mai mult in functie de urgenta decat de importanta, ducand la tendinta oamenilor de a se refugia in cadranul IV. (neimportant – neurgent)

Covey aduce in discutie nevoia unui instrument managerial, care sa ajute cu adevarat la stabilirea prioritatilor si a activitatii, astfel incat cadranul II sa ocupe mai mare parte din timp, generand, astfel, mai multe si mai bune rezultate care conteaza – care implinesc obiectivele propuse.

“Obiectivul managementului cadranului II este de a ne organiza in mod eficace viata – dintr-un centru de principii sanatoase, cu misiunea noastra mereu prezenta in minte, concentrandu-ne pe urgente, dar si pe aspectele importante si mentinand echilibrul intre sporirea productiei si capacitatea noastra de productie.” (Covey, 2011, p. 146)

Sursa foto: Apasa

Sunt enumerate 6 conditii care trebuie satisfacute de noi, cei care vrem sa ne organizam in cadranul II:

1. Coerenta: crearea unei unitati intre viziunea si misiunea noastra,intre roluri si obiective; intre prioritati si planuri, intre dorinte si disciplina. Este importanta prezenta unei declaratii de misiune, care sa ne fie mereu sub priviri.
2. Echilibru: Intre diferitele roluri, astfel incat sa nu neglijam aspecte importante cum sunt sanatatea, familia, pregatirea profesionala, dezvoltarea personala; sau altele care sunt importante pentru noi.
3. Centrarea pe cadranul II: Covey recomanda organizarea saptamanala a timpului. Cheia este aceea de stabili care activitati sunt prioritare, nu de a da prioritate proiectelor pe care le avem.
4. O dimensiune umana: Sa ne raportam la oameni, nu la planificari. Sa gandim timpul in functie de eficacitatea sa in relatiile interumane.
5. Flexibilitate: Instrumentul de planificare sa fie slujitorul, nu stapanul nostru. El trebuie realizat conform stilului nostru de viata, conform trebuintelor si particularitatilor pe care la avem.
6. Portabilitate: Sa fie usor de manuit, de transportat. Sa avem mereu la indemana datele importante.

Nu stiu daca observi, dar, asa cum acum cateva saptamani am invatat sa redactam o Misiune Personala, asa invatam acum sa ne creem un instrument eficient de managament al timpului, care sa ne ajute sa fim in cadranul II, de unde vom genera cele mai multe rezultate si de unde vom incheia cu succes proiectele de care ne ocupam.

Pe data viitoare,

Sa fim eficienti!

Despre-mparteala timpului

 “Lucrurile de mare insemnatate nu trebuie niciodata lasate in voia lucrurilor neinsemnate.” Goethe

Ceea ce spune Covey despre aceste deprinderi asupra carora ne concentram, este ca sunt interdependente. Fiecare curge din cealalta si fiecare o ajuta pe cealalta.

Astfel, a treia deprindere, asupra careia voi zabovi astazi si probabil urmatoarea saptamana, este o urmare a primelor doua deprinderi( Fii proactiv si Incepe cu gandul la final).

Covey o descrie ca pe un exercitiu al “vointei autonome” indreptate spre centrarea pe principii. 

Vointa autonoma este cea care permite un management eficace al personalitatii noastre: este capacitatea de a lua decizii, de a avea optiuni si de a actiona in conformitate cu ele. Considerata a patra insusire specific umana, urmand capacitatii de constientizare, imaginatiei si constiintei morale, aceasta vointa autonoma ne ajuta sa indeplinim in mod proactiv programul trasat cu primele trei.

Deprinderea a treia trateaza problema managementului vietii si al timpului:

Pune prioritatile pe primul loc. 

Covey rezuma intr-o fraza scurta cheia pe care el a descoperit-o eficienta in acest domeniu:

“Organizeaza si executa axat pe prioritati.” (Covey, 2011, p.135)

In timp, cei care au abordat acest subiect au ajuns la o concluzie: Este impropriu spus “organizarea timpului”, ar fi mai corect sa spunem ca “ne organizam pe noi insine.”

Sursa foto: Apasa

Covey deschide o discutie interesanta, referitor la prioritati, despre lucrurile urgente si lucrurile importante de care trebuie sa ne ocupam.

Despre lucrurile urgente:

• sunt de obicei evidente; ne preseaza; insista.
• sunt deseori placute, usor de rezolvat, poate chiar distractive – dar de foarte multe ori, neimportante!
• ne provoaca reactii – gandesc eu: altcineva este cel care actioneaza, iar noua ne este mai usor sa raspundem decat sa incepem sa ne angrenam pe noi insine in lucruri unde noi trebuie sa fim initiatorii;
• probabil ca sunt bazate pe prioritatile si asteptarile altora - deci, contribuie la rezultatele altora, nu ale noastre.

Lucrurile importante:

• sunt strans legate de rezultate – contribuie intr-un fel la indeplinirea misiunii pe care o avem, a obiectivului prioritar;
• cer initiativa, proactivitate.

Cred ca sunt niste lucruri importante cele scrise mai sus, pentru ca ne lasam foarte usor distrasi de lucrurile urgente si atunci este cam logic ca rezultatele nu vor prea aparea. Ma opresc putin si ma gandesc la mine - Cum ma organizez? Cat din timpul meu la serviciu este alocat fiecarui cadran din Modelul managerial al timpului? Cat timp investesc in lucrurile descrise de fiecare dintre cadrane – nu doar la serviciu, ci si in viata personala?

Sursa foto: Apasa

Poate ai mai vazut si tu acest cadran al managementului timpului, dar l-ai studiat vreodata atent? Ti-ai oglindit activitatile in el ?

Covey si expertii spun ca persoanele eficiente sunt acelea care petrec cel mai mult timp in cadranul II, al lucrurilor care nu sunt urgente, dar sunt importante.

Pentru a aloca mai mult timp cadranului II, trebuie sa rupem timp din alt cadran. Pentru ca din cadranul I nu este indicat, oricum ne preseaza acele proiecte, putem completa in cadranul II cu timp oferit cadranelor III si IV – lucruri neimportante – urgente sau nu.

Imi amintesc de un sfat pe care mi l-a scris un coleg din timpul liceului:

Invata sa spui NU.

Este si sfatul lui Covey. Sa invat sa spun NU lucrurilor care nu ma ajuta sa ajung acolo unde imi doresc intr-o zi, intr-un proiect, intr-un obiectiv. Sa le refuz, sa le aloc mult mai putin timp decat o faceam pana acum.

Atunci cand spunem NU, sa o facem pentru ca avem un DA “mai imperios de rezolvat” (Covey, 2011, p.142)

Cred ca este una dintre cele mai practice invataturi si deprinderi. Asa mi se pare.

Ceva ce pot schimba de la azi la maine: felul in care imi impart timpul si modul in care imi stabilesc prioritatile si urmez ceea ce am stabilit. Planific – actionez. Niciuna fara cealalta.

Pana saptamana viitoare, cand vom aprofunda aspecte legate de cadranul II, ne doresc spor la exersat impartirea timpului si multa intelepciune si putere pentru a putea respecta ceea ce am stabilit.

O saptamana bine impartita!