 |
| Sursa foto: Aici |
In
primul rand, vreau astazi sa am un gand bun pentru doamnele si
domnisoarele care citesc blog-ul Job Connect. Gandul bun sa se
transforme in lucruri bune pentru dumneavoastra, lucruri care sa va
faca sa zambiti in fiecare zi si care sa va ajute sa dati mai departe
din binele ce vi se intampla dumneavoastra.
Am
un gand si pentru domni - cei care au in jur, in casa sau la locul
de munca cel putin cate o doamna sau domnisoara. Sa le pretuiti si sa
va bucurati de ele! (Scurt gand, uimitor, avand in vedere ca vine de
la o doamna :) )
Revenind
la faptul ca aceasta zi este nu numai de 8 martie, dar si de vineri,
va spun ca astazi vom lua o pauza de la “Secretele succesului”
lui Dale Carnegie, pentru a va oferi cateva lucruri pe care le stiti
sau nu, despre “secretele” unui e-mail scris bine si corect.
Am
cercetat anumite surse legate de acest subiect si am apelat si la
putina experienta pe care cred ca o am in acest domeniu. Sper sa va
fie de folos cele ce urmeaza.
Mentionez
ca scriu ca si un simplu folositor de posta electronica, fara sa fi
urmat un curs pe aceasta tema sau sa fi citit vreo carte dedicata
subiectului. Desi tocmai am aflat de cartea “Perfect e-mail”,
scrisa de autorul Steve Morris. Deci exista.
In
primul rand, este cunoscut faptul ca e-mail-ul este o inventie utila
a lumii moderne, dominata de tehnologie, inventie care a ajuns sa
inlocuiasca, intr-un fel, scrisoarea.
Despre
scrisoare, de asemenea, stim ca poate fi de mai multe tipuri:
oficiala, personala, de felicitare etc.
Trag
concluzia ca si e-mail-ul se imparte in mai multe tipuri. Insa astazi
nu vreau sa vorbim despre e-mail-ul pe care il trimit prietenilor sau
rudelor sa le spun ca am ajuns cu bine in alta tara, nici despre
e-mail-ul sau mesajul pe Facebook prin care anunt grupul de limba
chineza ca ne vom intalni saptamana viitoare pentru curs.
Vreau
sa vorbim despre e-mail-urile oficiale, daca este potrivit sa le
numesc asa: cand trimit un e-mail catre un colaborator al companiei,
catre un furnizor, catre o companie de recrutare impreuna cu un CV,
catre o persoana necunoscuta careia vreau sa ii propun o colaborare.
Avem
in vedere:
Adresa:
Pentru
ca totul incepe cu inceputul, cred ca este foarte important sa stim
cui trimitem e-mail-ul, astfel incat sa fie adresa corecta. Din
proprie experienta va spun ca nu ma simt bine cand primesc un e-mail
Delivery Failure Notice. Am ratat scopul meu. Un lucru care imi vine
in minte, care poate produce o astfel de eroare este extensia adresei
la care trimit. Cand imi dicteaza cineva o adresa electronica, ascult
de la inceput pana la sfarsit. Nu este obligatoriu ca fiecare adresa
sa se termine “.com”. Sau ca fiecare adresa sa fie inregistrata
pe “yahoo”. De aceea, verific de doua ori fiecare adresa pe care
o primesc si ma asigur ca extensia este corecta.
Recipientii:
Legat
de “CC:”si “BCC:” : Daca un mesaj prin e- mail trebuie
trimis la mai multe persoane, pot fi folosite aceste doua optiuni,
dupa cum urmeaza: “CC:” - o adresa adaugata in aceasta rubrica va
fi vazuta de toti cei care primesc e-mail-ul. Spre deosebire de una
adaugata in “BCC:”, care nu va fi vazuta de destinatarul
principal.
Subiectul:
Este
primul care atrage sau nu atentia si care desemneaza prioritatea de
citire mesajului tocmai intrat in casuta.
Este
foarte bine ca orice mesaj trimis sa aiba trecut la subiect exact
acest lucru: subiectul mesajului: despre ce este vorba in mesaj? In
subiect nu se lasa spatiu gol, nici nu se scrie mesajul, care trebuie
scris in locul special destinat. Si nicidecum nu se pune un subiect
care nu are legatura cu ceea ce contine mesajul, doar ca sa atraga
atentia spre a fi deschis, si cat mai repede!
Inca
un lucru util: Subiectul sa fie scris corect gramatical, ortografic:
A se evita scrierea fiecarui cuvant din Subiect cu majuscula,
folosirea semnului exclamarii (!) sau inserarea de URL. Toate acestea
trimit mesajul direct in Spam.
Corpul
mesajului:
Acum
e acum! In primul si primul rand doua lucruri: Sa nu fie niciodata
gol, oricui ai trimite. Primesc deseori e-mail-uri “goale”, doar
cu un atasament atarnat. Asta inseamna ca trebuie sa ghicesc despre
ce este vorba. Nu stiu daca o persoana care trimite un astfel de
mesaj se asteapta sa fie contactata sau sa primeasca un raspuns. As
spune ca nu, altfel si-ar fi exprimat intentiile in scris.
Apoi,
daca este umplut, sa fie umplut cu sens, claritate si cu cuvinte,
propozitii si fraze corecte – din toate punctele de vedere.
Mi-ar
placea sa cunosc alte detalii referitoare la acest lucru in sectiunea
de comentarii.
Primul
lucru care trebuie scris (obligatoriu) in corpul unui e-mail este o
formula de salut.
In
Sibiu sunt magazine care promoveaza acest lucru, avand un afis lipit
pe usa, de obicei, pe care scrie: “Aici se spune Buna ziua si
Multumesc!”
Ei
bine, si intr-un e – mail se folosesc aceste elemente ale bunului
simt si ale bunei cresteri, chiar daca pot capata forme variate (ex.
: cuvinte inlocuitoare).
Semnatura:
Ultimul
lucru care trebuie scris este semnatura (daca exista una predefinita)
sau pur si simplu numele si prenumele expeditorului.
Intre
aceste doua elemente esentiale se gasesc exprimate: motivul,
intentia, scopul mesajului.
Redactarea
acestora tin de abilitatile fiecaruia dintre noi, insa este important
sa avem si sa pastram un ton politicos, plin de respect si
bunavointa.
Inainte
de a apasa butonul “Send”, este bine sa verificam daca am spus
tot ce am vut sa spunem, daca am atasat tot ce am vrut sa atasam,
daca ne-am semnat, daca am salutat de bun venit si de bun ramas, sa
citim inca o data pentru a nu se strecura greseli.
Sunt
mult mai multe informatiile utile pe care le putem afla despre
aceasta arta, de a trimite un mesaj prin posta electronica.
 |
| Sursa foto: Aici |
Nu
am pretentia ca le-am atins pe toate sau ca am scris tot ce se putea
scrie despre unul dintre puncte. Insa scopul acestui articol nu
acesta este, ci de a ma provoca si de a te provoca sa cercetezi in
continuare si sa ne punem la punct cu ce inseamna “bune maniere”
la acest capitol, pe care il folosim atat de mult, atat in viata
profesionala, dar si in viata de zi cu zi.
Iti
multumesc pentru atentie si mi-ar placea sa fim imbogatiti cu
completari legate de acest subiect, folosind sectiunea de comentarii.
Cateva
resurse utile:
O
zi senina, in ciuda vremii si termenelor – limita si un weekend
relaxant iti doresc, draga cititor!
Cu
multa consideratie,
Eliza
Paun
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu