Eficienta in uz zilnic

Bine te-am regasit, stimate coleg de lectura si experimentare a lucrurilor invatate de la vestiti autori pe care ii citim impreuna!

Sunt curioasa de experienta ta cu ultimul articol. Eu mi-am amintit de el de multe ori in aceasta saptamana care a trecut si am schimbat cateva lucruri in programul meu si in organizarea mea, conform recomandarilor domnului Covey.

Astazi continuam aprofundarea acestui subiect si incercam sa gasim utilitati si mai practice si mai dese in viata noastra.

Covey vorbea si in paginile anterioare despre cateva generatii de “management al timpului”.

Astfel, prima generatie de management nu cunostea notiunea de “prioritate”: “Oferea note si liste de evidente - “ce e de facut”, care puteau fi parcurse si generau sentimentul implinirii cand erau bifate, rand pe rand.

Ma gandesc ca gasesc aceasta organizare primitiva si la mine, care sunt o persoana iubitoare de liste si listute si zambesc satisfacuta de multe ori cand am bifat si ducerea gunoiului si terminarea unui proiect de mult inceput. Ca si cand ele ar avea aceeasi importanta!

In urmatorul rand, Vocey ma defineste: “ineficace”! Productie putina, un stil de viata care nu incurajeaza o productie mai buna.

A doua generatie stapaneste ceva mai bine situatiile si nu este asa de mult manata de influente/ situatii exterioare. Oamenii care actioneaza conform ideologiei generatiei a doua acorda timp planificarii si anticipeaza proiecte. Insa tot nu folosesc notiunea de “prioritate”. Realizarile semnificative exista, dar sunt putine si tendinta este spre planificare.

A treia generatie este mai actuala si avansata din punctul de vedere al eficientei. Valorile sunt identificate si luate in seama si exista stabilire de obiective, care sunt stabilite in functie de prioritati, pe zile.

La acest “pe zile” vede Covey o limitare a eficientei acestei generatii, pentru ca este mai greu de perceput si de avut viziunea pe termen lung.

Exista prioritati, dar sunt clasificate mai mult in functie de urgenta decat de importanta, ducand la tendinta oamenilor de a se refugia in cadranul IV. (neimportant – neurgent)

Covey aduce in discutie nevoia unui instrument managerial, care sa ajute cu adevarat la stabilirea prioritatilor si a activitatii, astfel incat cadranul II sa ocupe mai mare parte din timp, generand, astfel, mai multe si mai bune rezultate care conteaza – care implinesc obiectivele propuse.

“Obiectivul managementului cadranului II este de a ne organiza in mod eficace viata – dintr-un centru de principii sanatoase, cu misiunea noastra mereu prezenta in minte, concentrandu-ne pe urgente, dar si pe aspectele importante si mentinand echilibrul intre sporirea productiei si capacitatea noastra de productie.” (Covey, 2011, p. 146)

Sursa foto: Apasa

Sunt enumerate 6 conditii care trebuie satisfacute de noi, cei care vrem sa ne organizam in cadranul II:

1. Coerenta: crearea unei unitati intre viziunea si misiunea noastra,intre roluri si obiective; intre prioritati si planuri, intre dorinte si disciplina. Este importanta prezenta unei declaratii de misiune, care sa ne fie mereu sub priviri.
2. Echilibru: Intre diferitele roluri, astfel incat sa nu neglijam aspecte importante cum sunt sanatatea, familia, pregatirea profesionala, dezvoltarea personala; sau altele care sunt importante pentru noi.
3. Centrarea pe cadranul II: Covey recomanda organizarea saptamanala a timpului. Cheia este aceea de stabili care activitati sunt prioritare, nu de a da prioritate proiectelor pe care le avem.
4. O dimensiune umana: Sa ne raportam la oameni, nu la planificari. Sa gandim timpul in functie de eficacitatea sa in relatiile interumane.
5. Flexibilitate: Instrumentul de planificare sa fie slujitorul, nu stapanul nostru. El trebuie realizat conform stilului nostru de viata, conform trebuintelor si particularitatilor pe care la avem.
6. Portabilitate: Sa fie usor de manuit, de transportat. Sa avem mereu la indemana datele importante.

Nu stiu daca observi, dar, asa cum acum cateva saptamani am invatat sa redactam o Misiune Personala, asa invatam acum sa ne creem un instrument eficient de managament al timpului, care sa ne ajute sa fim in cadranul II, de unde vom genera cele mai multe rezultate si de unde vom incheia cu succes proiectele de care ne ocupam.

Pe data viitoare,

Sa fim eficienti!

Mai aveti vreo asteptare de la viata?

Ce intrebare nemaipomenita! „Ce asteptare am eu de la viata?!”

Stiti, mi se intampla, de multe ori, sa nu vad ceva pentru ca nu imi doresc sa vad acel lucru. La fel este si cu lucrurile pe care le am de facut – daca nu imi plac sau mi se par dificile, uit de ele.

Am primit o sarcina cu cateva zile in urma – sa imi stabilesc clar in minte ce imi doresc de la viata mea. Adica, sa fac o lista cu toate lucrurile care imi doresc sa fie implinite in momentul in care... „inchid ochii”. Este incredibil de dificil. Iar daca nu ma crezi, iti lansez aceasta provocare:

Ia o coala de hartie. Aseaza-te la o masa. Ramai singur, doar tu si gandurile tale. Fa un exercitiu de imaginatie. Imagineaza-ti ca esti undeva catre sfarsitul vietii. Cine esti? Ce ai devenit? Ce ai realizat in viata? Ce ai lasat in urma? Cum se vorbeste despre tine?

Adu-ti gandurile din nou in prezent. Ce ai vazut? Iti place ce ai vazut? Da?! Ma bucur. Acum asterne pe coala alba de hartie din fata ta traseul pe care l-ai urmat pentru a ajunge acolo unde te-ai vizualizat.

Aaaaa... nu iti place ceea ce ai vazut? Inca ai timp sa chimbi mersul lucrurilor. Si asta depinde doar de tine!

Capitolul de astazi incepe cu o povestire tare dragalasa. Este o invatatura pe care o putem desprinde si de aici – asa ne-a invatat Maxwell.

Povestea este despre un baiat care mergea zilnic la pescuit si se bucura de un real succes cu aceasta mica activitate a sa. Totusi, un batran a fost surpins de ceea ce facea baiatul cu pestii, dupa ce ii prindea. Acesta ii ridica pana la nivelul palmei si ii masura. Daca pestele era mai mare decat mana lui, il arunca inapoi in apa.

Curios, batranul l-a intrebat care este logica care sta in spatele actiunii sale. Baiatul a raspuns ca tigaia sa are doar 25 de centimetri si ca nu are ce face cu pestii mai mari, astfel ca ii arunca inapoi in apa.

Aceasta intamplare ma face sa ma gandesc la cateva zicale din popor: „A avea ochelari de cal” sau „A nu vedea padurea din cauza copacilor”. Cred ca sunt multi oameni care sunt limitati de o „tigaie cu diametrul de 25 de centimetri” si, in loc sa isi largeasca orizonturile prin cultivarea unor asteptari mai inalte, acestia isi „risipesc potentialul prin limitarea propriilor sperante”.

Asa cum ne-a obisnuit pana acum, John Maxwell are si cateva principii pentru noi, pe care ne indeamna sa le utilizam pentru a ne creste nivelul asteptarilor pe care le avem de la noi insine, de la viata:

1. Viata dumneavoastra trebuie sa fie influentata de asteptarile pe care le aveti, si nu de incercarile prin care ati trecut – invatatura pe care eu o pot desprinde de aici este aceea de a invata din greseli, insa sa nu ne lasam marcati, demoralizati de acestea. Cheia este sa incercam, sa esuam si sa incercam din nou. Sa gasim noi si noi modalitati de a ne atinge idealul.
2. Viata dumneavoastra trebuie sa fie influentata de asteptarile pe care le aveti, si nu de modelele din jur – este in regula sa avem oameni drept model. Pana la urma, multe deprinderi le obtinem prin imitare sociala, influentati fiind de parintii nostri si de persoanele apropiate, care servesc drept model. Ideea este sa nu uitam ca fiecare dinte noi este unic iar modelel noastre sunt tot oameni, care sunt predispusi esecurilor in aceeasi masura ca si noi. Sa luam ceea ce este bun de la toata lumea, iar noi sa fim un bun exemplu pentru cei apropiati noua.
3. Viata dumneavoastra trebuie sa fie influentata de asteptarile pe care le aveti si nu de beatitudinea pe care o simtiti – pentru ca dispozitiile afective sunt foarte schimbatoare, au aparut cateva „sfaturi” cum ca nu ar trebui sa luam decizii cand suntem foarte fericiti, dar nici cand suntem foarte suparati. „Deciziile trebuie luate cat mai rational cu putinta, pe baza unor fapte concrete, iar nu in momente in care suntem foarte emotionati” (J. Maxwell). Este important sa avem permanent in vedere scopul nostru si calea prin care ne-am propus sa il atingem.

Indemnul de astazi este: „Tinteste spre Luna. Chiar daca nu reusesti, macar vei fi printre stele” (Les Brown)

Ne vedem...printre stele!

Oportunitatile se ivesc, adesea, de doua ori

Va salut cu drag!

In inceputul acestui capitol, John Maxwell ne prezinta etimologia cuvantului “oportun”, care provine din latinescul “ob portum”, si se refera la momentul in care corabiile, pentru a ajunge in port, asteapta fluxul pentru a putea intra in port. Astfel, echipajul navelor erau mereu vigilenti si atenti, in asteptarea acestui moment, pentru a nu-l pierde si a rata ocazia de a intra in port. Era singura sansa pentru ei, iar daca ratau acest moment, trebuiau sa il astepte pe urmatorul.

La fel este si in viata de zi cu zi. Este important ca mereu sa vim vigilenti, pentru a nu rata o ocazie importanta de a ne afirma, de a ne atinge scopul. De asemenea, este important sa fim rapizi atunci cand ni se ofera o astfel de ocazie, altfel, ne-o va lua inainte altcineva. In acest sens, imi amintesc o zicala care spune “Daca astepti momentul potrivit, ti-o vor lua inainte altii care nu-l asteapta”

John Maxwell sustine ca si oportunitatile, sunt asemenea fluxurilor si refluxurilor: vin de mai multe ori, oferindu-ne, astfel, sansa de a ne implini scopurile.

Putem profita de o a doua sansa, daca tinem cont de cateva aspecte:

1. Oportunitatile vin de mai multe ori, daca aveti rabdare – Bineinteles, cum spuneam si putin mai sus, ideal este sa profitam de prima ocazie, si sa fructificam fiecare sansa pe care o avem sau care ni se ofera. Totusi, exista situatii cand oportunitatile ne prind “pe picior gresit”. In acest caz, este important sa fim rabdatori cu noi insine si sa ne pregatim mental si spiritual pentru urmatorul flux, astfel incat sa nu il ratam si a doua oara.
2. Oportunitatile vin de mai multe ori, daca va doriti asta cu adevarat – Ocazii exista mereu. Trebuie doar sa ne formam ochiul si mintea pentru a putea zari aceste ocazii. Sunt convinsa ca fiecare dintre voi aveti in minte o situatie de care ati fi putut sa profitati, insa nu ati vazut-o ca fiind o oportunitate. Iar din spate, a aparut o alta persoana care a vazut in situatia respectiva o oportunitate de a-si atinge scopul. La fel sunt si inventatorii – “oameni care vad oportunitati acolo unde ceilalti nu vad nimic, oameni care intuiesc posibilitati de creatie” (J. Maxwell)
3. Oportunitatile vin de mai multe ori, daca bateti mereu la usa lor – sau, cu alte cuvinte, “norocul ni-l facem cu mana noastra” . Este important sa fim mereu in cautare de oportunitati, mereu vigilenti si atenti la sansele care ar putea sa se iveasca, pentru a profita in timp util de acestea. Este total gresit sa stam sa ne lamentam sau sa ne plangem de mila si sa dam vina pe nesansa sau nenoroc. “Exista in lume o gramada de usi in spatele carora se ascund oportunitati, asa ca incepeti sa bateti la acele usi!” (J. Maxwell)
4. Oportunitatile vin de mai multe ori, daca sunteti dispus sa incercati sa va atingeti scopul pe mai multe cai – Intotdeauna la o anume destinatie se poate ajunge pe mai multe cai. Sa luam, de exemplu, drumul din orasul A in orasul B. Putem sa ajungem la B pe mai multe rute, unele sunt mai scurte, altele, mai lungi. Insa, in final, vom ajunge unde ne dorim. La fel este si cu atingerea scopului nostru. Putem sa reusim urmand mai multe drumuri catre succes. Sa avem mereu un plan de rezerva la care sa apelam, iar gandirea noastra sa nu fie rigida.

Va doresc, ca pana la urmatoarea intalnire virtuala, sa reusiti sa profitati de fiecare sansa care va apare in cale!

Ganduri bune!

Faceti-va planuri din timp!

 „Masoara de doua ori si taie o data!” - in acest mod isi incepe Maxwell cel de-al douazecilea capitol si reprezinta o povata data de un tamplar batran mai tanarului sau ucenic.

Facand o analogie cu tema despre care discutam astazi, cred ca este un indemn care merita a fi urmat zi de zi. “Planificarea oricarei activitati este foarte importanta pentru rezultatul final” (J.C. Maxwell).

In acest capitol, Maxwell pune la dispozitia cititorilor un ghid organizatoric pe care el il utilizeaza in discursurile sale catre lideri si care pe el l-a ajutat sa isi structureze viata.

1.   Stabiliti o directie!

Trebuie sa stim de la bun inceput incotro dorim sa ne indreptam si unde vrem sa ajungem. Aceasta planificare este utila pentru a sti cum sa ajungem unde dorim, cand ajungem, de ce mijloace avem nevoie pentru a ajunge dar si care este drumul cel mai scurt pentru a ajunge unde ne dorim.

Nimic mai simplu! La fel cum harta rutiera ne indica ce drum trebuie sa urmam pentru a ajunge la destinatia dorita, tot la fel, o harta a...vietii ne va ajuta sa ne gasim rapid calea de urmat in viata.

2. Stabiliti-va teluri pe termen lung!

“Planurile marete se tin cu obiective marunte” ideea este tocmai sa avem un plan maret, pe care sa il punem in aplicare, nu sa ne stabilim scopuri marunte pe care le putem duce cu usurinta la indeplinire.

3. Ajustati-va prioritatile!

Odata stabilita traiectoria care va fi urmata, este important sa vizualizam traseul si sa indepartam obstacolele. Obstacolele pot fi activitati inutile, lucruri marunte sau detalii carora le acordam atentie, piersand din vedere lucrurile cu adevarat importante, care ne vor ajuta sa ne atingem scopul.

4. Comunicati cu oamenii de baza!

Eu cred ca aceasta regula are la baza ideea lui Napoleon Hill, cu “Consiliul mintilor superioare”. E important sa strangem in jurul nostru oameni informati, influenti, pozitivi, care sa ne dea energie si suport pentru a merge mai departe in indeplinirea visului nostru.

5. Aveti rabdare!

Cei mai multi oameni accepta cu greu schimbarea, de aceea este nevoie de rabdare in a implementa o idee noua, atat pentru ca altii sa se obisnuiasca cu noua idee, cat si pentru a o gandi bine inainte de a fi implementata.

6. Treceti la actiune!

Dupa ce detaliile au fost puse la punct, este important sa treceti cat mai repede la actiune. Este o povestioara din care putem trage multe concluzii, despre generalul Douglas MacArthur, din timpul celui de-al Doilea Razboi Mondial.

“Acesta l-a chemat la el pe unul dintre ingineri si l-a intrebat: <<Cat ne-ar lua sa facem un pod peste rau?>> <<Trei zile>, i-a raspuns inginerul. <<Bine, a zis MacArthur. Zi-le proiectantilor sa se apuce negresit de planuri!>>

Dupa trei zile, generalul a trimis dupa inginer si l-a intrebat in ce stadiu se afla podul. <<E gata>>, a raportat inginerul. <<Puteti da ordin trupelor sa-l traverseze, daca nu va trebuie si planurile proiectantilor. Ele nu sunt inca gata>>”

7. Asteptati-va la probleme!

Chiar si cea mai buna planificare are unele scapari, sau, cum spune vorba cunoscutului proverb, “Planurile de acasa nu se potrivesc cu cele din targ”, de cele mai multe ori intampinam obstacole in activitatile pe care le intreprindem. Ceea ce este important este sa trecem cu bine peste acestea si sa fim neclintiti in urmarea drumului pe care l-am trasat.

8. Ganditi-va in permanenta ca actiunea o sa aiba succes!

Sau, vorba lui Jeff Keller :”Atitudinea este totul!” (carte pe care, de altfel, va invit cu mare drag sa o cititi! Este minunata!). Intr-o activitate precum cea de planificare a traseului vietii, motivatia cu care plecam la drum este unul dintre cele mai importante “obiecte” de pus in ruxac. Fara o motivatie puternica, nu ne vom atinge niciodata scopul, iar unii dintre noi vor renunta chiar inainte de a incepe.

9. Revizuiti-va zilnic planurile!

E bine sa revedem in fiecare zi drumul pe care ne-am propus ca il vom urma pentru tot restul vietii. De multe ori se intampla ca “astazi” sa vedem lucrurile usor diferit de “ieri”, iar planul nostru poate suferi mici imbunatatiri. Acesta nu trebuie sa fie “batut in cuie”.

De asemenea, revederea acestuia ne ajuta sa ne evaluam progresele si sa recapitulam lucrurile.

Mult spor in construirea drumului pe care vei merge de astazi inainte!

Te salut!

Ioana